Como implementar o sistema de trabalho remoto na sua empresa?

Você por acaso tem medo de trabalhar com equipes e profissionais no sistema de trabalho remoto? Calma! Esse artigo foi feito para você implementar esse sistema de uma forma que seja eficiente para você, sua empresa e colaboradores.

Para começar, é importante ressaltar que há diversas formas possíveis de aplicar o trabalho remoto na sua equipe. Esse sistema é interessante para momentos como os que vivemos atualmente com a pandemia de coronavírus, mas também para aumentar exponencialmente as possibilidades de contratação, além de melhorar a sua qualidade de vida e do seu time.

O home office é, sem dúvidas, uma excelente opção para muitas pessoas quando se fala de trabalho remoto. Contudo, é preciso ressaltar que home office não é a única forma desse tipo de trabalho e ela nem sempre funciona para todos.

Trabalho remoto é muito mais sobre promover liberdade para as pessoas trabalharem de onde elas se sentem mais produtivas e isso pode acontecer dentro de casa, mas também em uma cafeteria, um coworking e, até mesmo, embaixo de um guarda sol com vista para o mar.

Há quem pense também que trabalho remoto é uma atividade exclusiva para freelancer. Porém, trabalho remoto não é apenas delegar tarefas ao time e esperar a entrega com qualidade e no prazo. Trata-se de mudar a forma como nos relacionamos com membros da nossa equipe, estejam eles próximos ou distantes da gente.

Existem diversas formas de relacionamento e em todas elas é possível aplicar o trabalho remoto, seja para funcionários, CLT's, freelancers, sócios, parceiros ou colaboradores.

Quais os prejuízos de não querer trabalho remoto na sua empresa?

Existem alguns desafios enfrentados por quem é resistente a esse tipo de trabalho. Um deles é a dificuldade de atrair e contratar bons profissionais para a sua equipe, sem contar na dificuldade de manter os seus melhores profissionais por muito tempo na empresa.

Já parou para pensar quanto custam as horas que a sua equipe perde diariamente no trânsito? Ou as interrupções ao longo do dia? Sem contar no custo para manter uma estrutura física que comporte toda a equipe? Talvez você esteja pegando muito caro pelo sistema atual da sua empresa e não percebe.

Seus medos são compreensíveis

O medo de perder o controle dos projetos e eles começarem a sair do prazo ou perderem a qualidade é muito comum de sentir. Não saber se as pessoas vão performar sem supervisão de alguém é algo também muito comum. Mas esses medos podem ser superados!

Os principais desafios do trabalho remoto

1- Equipe não criar o hábito de utilizar as ferramentas combinadas
2- Saber investir tempo em comunicação e enxergar esse como um ponto imprescindível
3- Ser bombardeado de notificações e sentir que está trabalhando 24h por dia
4- Abrir mão do controle e ter mais confiança no time
5- Sentimento de solidão e entender que trabalhar remoto não é trabalhar sozinho
6- Entender que horas trabalhadas não são métricas de sucesso

O trabalho remoto não é apenas uma questão de estrutura física. É sobre introduzir, aos poucos, um novo mindset, enxergar possibilidades e definir quais atividades podem ser feitas remotamente ou não. Só que para tudo isso acontecer, você não pode estar sozinho nessa. O apoio do time, com pessoas engajadas, é muito importante para transformar essa prática parte da cultura.

Mas vamos ao ponto chave desse artigo: como implementar o trabalho remoto

Na implementação do trabalho remoto o ponto chave é entender que essa é uma nova forma de trabalho. Então, a equipe precisa estar alinhada com a transição e novos combinados precisam ser feitos.

É necessário descobrir com o time que processo deve ser repensado para o formato digital. Esse é o momento em que você e seu time mapeiam tudo o que pode ser feito, de qualquer lugar, fora do escritório. E entendem a razão pela qual outras atividades ainda precisam ser presenciais.

Mas também, de nada adianta ter um computador e acesso à Internet, se você e seu time não conseguirem acessar dados relevantes para avançar o trabalho. Como os arquivos vão ser compartilhados? Eles já estão disponíveis em um servidor na nuvem?

Criar times que saibam manter o controle do que tem que ser feito e quem está responsável pelo o que é essencial para que o trabalho remoto possa fluir. Nessa fase de transição, é importante aprender a abrir mão do controle para desenvolver a autonomia individual e despertar aspectos de liderança em cada um do time.

Quando se passa a trabalhar remotamente, uma das mudanças mais importantes é entender que se deve pensar menos em horas trabalhadas e mais em qual é o resultado esperado. Porque, no final das contas, isso é o mais relevante para o projeto e não de onde, quando e como o seu time trabalhou.

Você já alinhou as ferramentas de trabalho remoto com seu time? Essa pergunta pode ser respondida de várias formas e todas elas são complementares. Ter uma ferramenta que sirva como gerenciador de tarefas já é um bom caminho para visualizar a evolução de um projeto. Mas, você e seu time também podem (e devem!) combinar de realizar reuniões remotas semanais onde cada um fala sobre os seus avanços, bloqueios e soluções.

Construa processos para ver os resultados. Pode ser uma reunião diária e rápida de apresentação do progresso, um documento compartilhado onde todos preenchem o que fizeram naquele dia, uma notificação a cada vez que alguém marca uma tarefa como finalizada ou todos os anteriores. O importante é que são processos destinados a controlar o progresso do trabalho e não as pessoas.

Você e seu time ainda vão acertar e errar muitas vezes. O mais importante está em entender que trabalhar remotamente é um processo de evolução e aprendizados sem fim.

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